用戶可在多功能文件處理系統揀選個人相片或輸入用戶名稱及密碼進行身分認證。如機構傾向使用員工卡證確認，可選擇佳能的MiCard PLUS身分認證卡閱讀器及45種相關技術。與此同時，用戶更可以在同一時間使用兩種不同的身分認證卡技術登入。

Universal Login Manager 能於任何時間透過互聯網程式Rich Internet App提供簡易的使用量追蹤報告，使系統管理員掌握每位登記用戶及不同部門的使用量。在同一報告內總結多款不同多功能文件處理系統的用量， 更可選擇把報告以CSV格式輸出至其他格式檔案，方便用於其他研究分析。